Produkty
W każdym nawet najmniejszym przedsiębiorstwie przechowuje się dziesiątki, a czasem setki akt i dokumentów o różnym poziomie tajności. Ich zabezpieczenie to kluczowa kwestia dla szeroko rozumianego bezpieczeństwa całej firmy. Z jednej strony zagrożeniem jest możliwość utraty danych na rzecz konkurencji, z drugiej ryzyko stanowią kary finansowe nakładane za nieprzestrzeganie RODO. Stąd też odpowiednia szafa pancerna na dokumenty powinna się pojawić w każdym zakładzie pracy.
Czym jest RODO?
Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, w skrócie RODO, to najnowsza regulacja prawna ujednolicająca przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych na terenie całej Unii Europejskiej. W myśl nowego prawa przedsiębiorca jest zobowiązany do poświęcenia jeszcze większej uwagi kwestii zabezpieczania danych, a za niedopełnienie obowiązku grożą mu większe kary niż wcześniej.
Kary za złamanie przepisów
Jeżeli kontroler stwierdzi, iż szafy metalowe, czy inne meble służące do przechowywania dokumentów nie spełniają wymogów, może nałożyć na przedsiębiorcę grzywnę. Jej wysokość zależy od stopnia, w jakim naruszono prawo, wynikających z tego konsekwencji, jak również sytuacji finansowej firmy. Najwyższa możliwa kara, jaką przewiduje Rodo, to 20 mln zł, jednak stosuje się również grzywny w wysokości 4% całorocznego obrotu firmy.
Szafa pancerna, czyli jak skutecznie chronić dokumenty
W kwestii bezpiecznego przechowywania dokumentów podstawą jest umieszczenie ich w miejscu niedostępnym dla przypadkowych osób. Możliwość korzystania z danych mogą posiadać jedynie uprawnieni do tego pracownicy. Zwykle szafy na akta to wysokie, metalowe meble wyposażone w zamek antywłamaniowy. Przeważnie stosuje się zamknięcie na klucz, jednak występują też zamki elektroniczne i szyfrowe. Szafa na akta musi być wykonana z najwyższej klasy materiału, a zamek powinien wykazywać się odpornością na działania włamywaczy, korzystających z takich narzędzi jak wiertła, czy łomy.
Bezpiecznie, ale i wygodnie
Przestrzeganie Rodo oraz ochrona własnego interesu to argumenty dostatecznie przekonujące o konieczności korzystania przez przedsiębiorcę z kasy pancernej na dokumenty. Jednak nie można też zapominać o wygodzie pracowników. Zakup nieodpowiednich mebli na dokumenty może utrudnić, a tym samym spowolnić ich pracę. Dlatego wnętrze szafy na akta powinno posiadać układ sprzyjający trzymaniu porządku. Wskazana jest też obecność dodatkowych skrytek oraz możliwość regulowania półek.